С 1 сентября 2026 года все грузоперевозки в России переходят на новые правила: бумажные транспортные накладные становятся вне закона, все документы будут оформляться исключительно в электронном виде. Как к этому нужно подготовиться типографиям, разбирались 2 июня 2026 года в Санкт-Петербурге на семинаре, организованном компанией «Бумага Северо-Запад. Берег».

На мероприятии, собравшем директоров, бухгалтеров и начальников складов типографий города, был полный аншлаг. Традиционно к новым правилам цифровых грузоперевозок всегда есть масса вопросов. Пока даже логистические компании не до конца разобрались в хитросплетениях нового формата работы, поэтому нелогистам и подавно требуется помощь. Нюансы перехода на новые рельсы онлайн-грузоперевозок типографиям раскрыла Татьяна Зелякова, логист и аналитик IT-отдела крупной логистической компании «Восход». На семинаре разбирали конкретные схемы грузоотправлений, с которыми сталкиваются полиграфические компании.

Немного теории

Нормативно-правовая база новых правил грузоперевозок

ФЗ N 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "О транспортно-экспедиционной деятельности" и отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 07 июня 2025?г.

С 2025 года в России создаётся общая национальная цифровая транспортно-логистическая платформа «ГосЛог», это аналог «Госуслуг» только для грузоперевозок. Смысл платформы — полный контроль государства над перемещением грузов по территории страны в режиме реального времени.

«ГосЛог» — это единая платформа, на которой предполагается объединить 14 подсистем, среди которых:

• реестры экспедиторов;
• реестры перевозчиков;
• цифровой паспорт перевозки с исчерпывающей информацией о том, откуда, куда, кто и что перевозит;
• система «одного окна», где можно будет оформить различные сертификаты и декларации на груз;
• цифровой профиль участника, который будет необходимо создать каждому актору грузоперевозки. Первые ласточки — экспедиторы (юрлица, ведущие транспортно-экспедиционную деятельность). С 01.03.2026?г. они уже должны быть зарегистрированы в этой системе. А с 01.03.2027?г. свой цифровой профиль в системе должен быть у всех грузоперевозчиков. Те, кто не зарегистрируется, не сможет легально заниматься этой деятельностью. Пока исключение — автотранспорт менее 3,5 тонн. Его регистрировать в «ГосЛоге» не нужно;
• ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов), куда стекаются все электронные транспортные накладные (ЭТрН).

Согласно ФЗ 140 с 01.09.2026?г. экспедиторские и перевозочные документы предписывается оформлять только в электронном виде.

Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 г. N 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации».

В Разделе IX изложены правила оформления транспортной накладной, которые все уже давно должны соблюдать. Но, как показывает практика, никто не соблюдает. Между тем правила распространяются как на бумажные, так и на электронные транспортные накладные. Разница лишь в том, что в электронном виде система строго отслеживает заполнение всех обязательных граф, а вручную всё заполняется по принципу закона экономии времени и усилий — то есть «на коленке».

Правила оформления из Постановления № 2200 действуют до 1 сентября 2026 г. Будут ли они меняться после запрета бумажных накладных, будет ли какой-то переходный период — пока никто не знает.

Разберёмся с терминологией: кто есть кто

Для того чтобы правильно провести через ГИС ЭПД грузоперевозку, сначала нужно разобраться с тем, какая у вас роль. От этого зависит, что, когда и как вы будете заполнять в ЭТрН. Для каждой роли предусмотрены свои графы в накладной.

Грузоотправитель — это тот, кто заключил договор перевозки. И это не всегда та организация, что физически отправила груз. Например, если ваш заказчик сам нанимает машину, заключает договор с перевозчиком, который приезжает за тиражом в вашу типографию, то грузоотправителем будет ваш заказчик, а не типография. Типография в таком случае становится ЛОПом.

ЛОП — лицо, осуществившее погрузку в транспортное средство.

Грузоотправителем может выступать экспедитор, но тогда перед заключением договора перевозки он должен вступить во владение грузом, а вы оформляете с ним договор транспортной экспедиции (ТЭО). В этом случае ваша роль в ЭТрН — заказчик услуг.

Экспедитор и Перевозчик — это разные роли в процедуре грузоперевозки. Экспедитор организует перевозку и отвечает за весь её путь. Перевозчик же просто везёт груз из точки А в точку Б.

Грузополучатель — физическое или юридическое лицо, управомоченное на получение груза. На одну транспортную накладную может быть только один грузополучатель. Если вы отправляете несколько тиражей по разным точкам, то оформляете несколько ЭТрН.

Самый тяжёлый на данный момент вопрос, как будут вести себя транспортные организации типа «ПЭКа», «Деловых линий» и прочих, услугами которых часто пользуются типографии для отправки своих тиражей по России. Кто-то готов подписывать ЭТрН в качестве грузополучателя, а кто-то ищет лазейки, чтобы не нагружать себя этой процедурой, и, например, объявляет себя перевалочным складом. Каждый случай придётся рассматривать индивидуально. «Деловые линии» уже объявили, что будут подписывать все документы и с ними такой проблемы не возникнет.

Схемы работы

В зависимости от вашей роли определяется схема работы в системе ГИС ЭПД по перевозке груза из точки А в точку Б.

Грузовладелец, нанимающий грузоперевозчика

Любая грузоперевозка теперь должна начинаться с оформления Заказа-заявки на перевозку. Только после подтверждения перевозчиком Заказа-заявки можно приступить к оформлению Электронной транспортной накладной. Каждая итерация, требующая подписи участника перевозки, называется «Титул». Часть титулов требует оплаты: от 4 до 8 руб. в зависимости от условий вашего оператора электронного документооборота. Плата будет списываться с вашего пакета услуг.

Далее грузовладелец оформляет ЭТрН и подписывает 1-й титул. Тут же перевозчику в приложении на мобильном телефоне приходит QR-код со 2-м титулом ЭТрН, который он должен подписать. Доехав до места назначения, перевозчик передаёт груз грузополучателю, тот подписывает 3-й титул ЭТрН о приёмке. В финале перевозчик подписывает 4-й титул. После этого грузоперевозка считается завершённой.

Грузовладелец, нанимающий экспедитора для организации перевозки

Если вы нанимаете для организации грузоперевозки экспедитора, то вам необходимо в ГИС ЭПД оформить поручение экспедитору. Экспедитор принимает у вас груз во владение и оформляет экспедиторскую расписку. Дальше все обязанности по оформлению ЭТрН ложатся на плечи экспедиторской компании.

Грузовладелец, осуществляющий доставку на своей машине

Если вы доставляете груз на своей машине, у вас нет договора перевозки и нет привлечённых перевозчиков, то ЭТрН не нужна. Нужно оформить стандартный путевой лист, водителю пройти медосмотр и провести техосмотр автомобиля. Пока обязательного оформления путевых листов в электронном виде нет, но, очевидно, после обязательной регистрации перевозчиков в «ГосЛоге» с 1 марта 2027 г. путевые листы тоже переведут в цифровой формат.

Грузополучатель, просто получающий груз

Вы просто подписываете готовый документ в электронном формате, внося при необходимости замечания. Подписать свой титул можно в web-версии ГИС ЭПД.

Подготовка к переходу на грузоперевозки по новым правилам

Для создания и подписания ЭТрН требуются:

• стационарный компьютер с доступом в интернет;
• КЭП (квалифицированная электронная подпись);
• МЧД (машиночитаемая доверенность).

Заранее нужно определить, кто из сотрудников компании будет создавать и подписывать документы в электронном виде. Как правило, это бухгалтер, штатный логист или компьютерно-грамотный складской работник. У ответственного сотрудника на компьютере должно быть установлено программное обеспечение для работы с электронной подписью, например, «КриптоПро CSP».

Следует учесть, что на первых порах создание ЭТрН занимает от 40 минут, поэтому есть смысл обучить сотрудников заранее и отработать алгоритмы действий.

Работу с ГИС ЭПД можно организовать двумя способами: дёшево и неудобно или быстро, но за деньги.

• Web-версия через браузер: нет затрат на покупку и настройку модуля, но нет и готовых справочников, всю информацию придётся каждый раз вносить заново.
• Модуль 1С: потребуются затраты на установку и настройку модуля, но есть функция создания справочников, чтобы данные при заполнении граф подтягивались автоматически.

Чтобы установить модуль 1С для работы в ГИС ЭПД, нужно обратиться к своему оператору ЭДО. У них уже есть готовые решения.

Вопросы от типографий

Система пока настраивается, нюансов слишком много. У представителей типографий тоже возникли вопросы.

Как быть, если склад находится в цоколе или промзоне, где плохо ловит интернет?

Во-первых, все операторы утверждают, что «ГосЛог» будет в белых списках и ограничения не затронут систему. Во-вторых, спасение утопающих — дело рук самих утопающих. На вашем складе должен быть обеспечен доступ к интернету, а у водителя должен быть смартфон с установленным приложением, куда будет приходить QR-код. Операторы предлагают варианты для водителя, когда он подписывает накладную в зоне с отсутствующим интернетом, а информация передаётся автоматически при появлении интернета.

В любом случае участникам грузоперевозки вменяется в обязанность обеспечить своевременную отправку информации в ГИС ЭПД.

У нас 80% перевозок делают «частники» на своих «Газелях». Означает ли это, что с сентября 2026 года я больше не смогу нанимать дешёвых частников без риска получить штраф?

Тут нужно смотреть, как проводятся по бухгалтерии эти доставки. С 01.09.2026 г. подтверждение расходов на перевозку потребует ЭТрН.

Что делать тем, кто для доставки мелких тиражей нанимает доставщиков типа «Яндекс-доставки»?

Обратиться к компании-доставщику за письменными разъяснениями о том, как они будут работать с 01.09.2026 г., какие закрывающие документы будут предоставлять. «Яндекс» пока не даёт обратной связи.

Если поставщик бумаги из Китая или Турции везёт груз через границу, в какой момент бумажная международная накладная (CMR) должна превратиться в нашу российскую ЭТрН?

ЭТрН оформляется только на внутренние автоперевозки.

Если груз ехал по ЖД из Китая до терминала в России, а дальше на авто, тогда ЭТрН оформляется на плечо «терминал в России — конечный получатель».

Если груз ехал на авто по CMR из Турции до конечного получателя с заездом на таможенный терминал, то ЭТрН не нужна.

Когда можно будет использовать бумажный вариант для ТрН и заказа-заявки?

• Режимы ЧС, повышенной готовности, военного положения или контртеррористической операции;
• воинские перевозки;
• перевозки спецгрузов для нужд обороны и безопасности;
• клиент — иностранное юридическое или физическое лицо;
• каботажные перевозки иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС;
• клиент — физическое лицо, для личных нужд, не связанных с предпринимательством.

Материал подготовлен редакцией журнала Publish
Автор статьи - Елена Никонорова